企业管理

合同档案管理制度

发布时间: 2017-11-27

 合同档案管理制度

(试行)

 

第一条  为了进一步规范公司合同管理工作,根据《AAA级档案工作规范化管理》、《正诚公司管理制度汇编》等相关规定,结合公司的实际情况,特制定本制度。

第二条  本制度所指的合同档案是公司各职能部门对外租凭、基本建设、维修业务、装备采购、技术服务等经营活动中形成的所有合同。其中,技术服务合同主要是指公司经营中以项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、投标文件、中标通知书、合同文本等资料。

第三条  本制度适用于对本公司所有合同档案的归档及借阅管理。

第四条  合同档案的归档管理

一、技术服务合同由安全质量技术部管理;对外租凭、基本建设、维修业务等合同由行政事业部管理;装备采购等合同由综合管理部管理。以确保档案的完整、完全和有效利用。

二、各部室负责统筹、协调、组织、整理、保管各自分管的合同文本并负责监督指导各部门的合同管理工作。

三、各部门根据工作职能负责合同文档的形成、签订、收集、整理、归档工作,并指定专人负责所在部门合同管理和移交工作。

四、合同档案的移交

1. 各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交部门指定负责人。

2. 各部门合同指定负责人将合同相关资料分类移交。

3. 移交的合同档案必须保证齐全、完整。

4. 合同档案移交时必须填写《合同档案移交登记表》并当面核对以双方签字认可后方可为完成交接手续。

五、合同档案的管理

1. 保存的合同档案每半年清理核对一次,如有遗失、损毁要查明原因及时处理并追究相关人员责任。

2.要加强合同档案的统计工作,要以原始记录为依据编制合同统计清单。

3. 应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同档案的查询、利用工作。

4. 要严格按照《AAA级档案工作规范化管理》的要求,做好合同档案管理,确保安全。

5. 合同档案的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。

第五条  档案资料借阅分为借出和查阅两种方式。

第六条  合同档案查阅与借出

一、合同档案的查阅

1.借阅人经部门负责人和主管领导签字同意方可借阅。

2. 凡查阅的档案一律不准复印。

3. 任何人不得擅自将档案带出规定的场所外。

4. 应做好查阅登记工作。

二、合同档案的借出

1. 借出合同档案时须履行借出查阅审批手续。

2.对所有借出的合同档案资料应当面清点份数、页数,发现问题查明情况,及时报告领导。

3. 借出的合同资料不允许中途转借他人。

4. 合同的借出后要及时归,最长不超过5个工作日,不得擅自延期归还,如遇特殊情况需继续借阅,应重新填写《合同借(查)阅申请表》。

5. 因工作需要需复印或扫描某合同文件时,须填写《合同借(查)阅申请表》,并经主管领导、总经理审批。

6.应做好借阅登记工作。

第七条  损坏或丢失资料的处理

1. 借(查)阅人对所借阅合同档案必须妥善保管,保守机密,保证安全,任何人不得随意在所借资料上乱写、乱画、涂改、剪裁、拆散,不得私自复制、调换、污损、划线等,更不能擅自复印转借,更不得损坏和丢失。

2. 在借(查)阅期间发生的一切问题,一律由借(查)阅人负责。

第七条  合同档案仅供本公司利用,公司外单位或个人需查阅时,应由本单位相关人员陪同,并由本公司人员办理相关借阅手续,所有合同档案均需经总经理、董事长批准后方可查阅。

第八条  本制度自  年   月 日起试行。新制度出台后该制度自行废止。

 

附:

1. 《合同借(查)阅申请表》

2. 《合同借(查)阅登记表》

3. 《合同档案移交登记表》


 

《合同借(查)阅申请表》

编号:

申请人


所属部门


借阅内容


借阅方式

借出□      查阅□

借阅事由

扫描□      复印□       

其它(说明):

借阅日期


部门负责人意见:

分管领导意见:

总经理批示:

董事长批示:

备注









 

《合同借(查)阅申请表》

编号:

申请人


所属部门


借阅内容


借阅方式

借出□      查阅□

借阅事由

扫描□      复印□     

其它(说明):

借阅日期


部门负责人意见:

分管领导意见:

总经理批示:

董事长批示:

备注









 


合同借(查)阅登记表

序号

借阅

日期

借阅内容

借阅

事由

申请表编号

档号

借阅人签字

归还

日期

接收人签字

档案情况

备注















































































































 

合同档案移交登记表

序号

档案名称

页数

移交人签字

移交日期

接收人签字

备注







































































 

 
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