企业管理

档案收集与立卷

发布时间: 2017-11-27

   

为了齐全、完整、准确、系统管理本单位各种门类、各种载体档案,便于今后为各项工作服务,依据相关管理制度,各部门请积极做好档案材料的整理工作,于规定时间移交质量技术部。

一、 收集与归档范围

第一条  本部门各项工作活动中形成的,具有查考利用价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料属归档范围。

第二条  直属上级部门颁发的属本机关主管业务和非直属上级部门颁发的针对本单位主管业务并要执行的文件材料。

第三条  与有关单位工作业务往来的文件材料、上级机关视察、检查本单位工作形成的声像等有保存利用价值的文件材料均属归档范围。

第四条  具体范围按照本单位各种门类档案归档范围和保管期限执行。

二、  归档时间

第一条  管理类档案、经营档案,由各文书部门或业务部门立卷,于5月底前向质量技术部移交,集中管理。

第二条  安全评价项目档案在评价项目完成后(达到相关部门要求)的三个月后,完成预立卷归档工作,按季度向质量技术部归档。

第三条  基建类档案,在工程项目竣工验收后向质量技术部及时归档。

第四条  设备仪器类档案,在开箱验收或安装、调试后向质量技术部归档。

第五条  会计类档案,在会计年度终了后,隔一年后的六个月内归档。(本部门单独存放)

第六条  声像类档案,照片底片档案,经整理并书写文字说明由形成部门立卷归档,或随反映同一内容的其他载体文件材料一起归档;录音带、录像带在项目活动结束后及时归档。

第七条  荣誉实物类档案,荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等,在授奖后及时归档;其他实物在使用完毕后归档。

三、归档要求

归档案卷质量的总体要求是:遵循文件材料形成的自然规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和查阅利用。具体要求如下:

第一条  归档文件齐全、完整、准确、系统。归档文件材料的门类和载体、形式和内容、份数与页数均应齐全完整,科技文件材料包括文字和图表应与实物相符,做到准确、系统,保持成套性、整体性。已破损的文件材料要经过修整,字迹模糊或褪变的文件材料要附有复印件或作耐久性处理。

第二条  保管期限,划分准确。经过鉴定,区分不同价值,将文件材料区分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。不同保管期限的文件材料不得混合组卷。

第三条  卷宗内文件,排列有序。管理类档案、技术档案,按照事由结合时间排列,其他门类档案按照相关业务档案规范排序。要保持文件之间的有机联系,相应的组合文件,正本在前定稿在后,正件在前附件在后,批复件在前请示件在后,原件在前复印件在后,批转文件在前被转发文件在后,[上级来文的文件处理卡在前,证件在后;本部红头文件在前,公文稿及底稿在后]组合为一卷。

第四条  文件标题,简明确切。案卷题名要准确提示卷内文件的内容和形式特征,一般由责任者、问题、名称三部分组成,科技档案的案卷题名,包括项目名称或代字代号及其结构、阶段的名称等,以件为保管单位的题名,采用原文标题,原文没有标题或标题不规范的另拟题名并加“[]”号。

第五条  编制目录,填写备考表。按照相关档案业务规范,编制相关目录,其中时间(日期)以8个阿拉伯数字标识年月日,责任者和时间不清楚的要查找清楚。卷内文件有需要说明的问题,应填写在“备考表”上,并由立卷人(整理人)和检查人签字。

第六条  排列编号,按规定时间移交,并办理交接手续。

 

            质量技术部

           2017年10月10日

 

 

 

 

 

红头文件的公文稿内容填写完整

签发 中的 年月日注明

主题词

文件、材料形成部门  自行立卷

 
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